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Préparer une réunion publique

Tips et astuces pour une réunion efficace, d’autres articles sur le sujet à retrouver sur le blog !

Bienvenue à la réunion publique de la liste de Chanteloup les Bains, prenez place ça va commencer !

Etape 1 : avoir un but

Se demander quel est notre objectif ! Pourquoi est-ce qu’on souhaite organiser cette réunion ?

Prendre une feuille et écrire : “À la fin de cette réunion on sera content si…” et balancer ce qui vous vient à l’esprit. Après cette étape à vous de voir s’il est possible d’atteindre tous ces objectifs en une réunion ou si ça ne relève pas plutôt de deux réunions différentes. Tu peux piocher dans la liste de verbes en dessous pour t’aider.

Motiver, prendre des décisions, se répartir le travail, créer de la cohésion, informer, former, s’organiser

Quelle est votre cible ? Le public attendu. Cette étape-là est très utile dans la construction de votre déroulé mais sera précieuse aussi lors de l’élaboration de votre stratégie de communication.

Etape 2 : construire le chemin qui amène au but

Comme Benoît, marque ton chemin
  1. Faire la liste de tous les éléments à aborder et à ne pas oublier
  2. Qui sont les personnages ? (gardien du temps, scribe/secrétaire, facilitateur/animateur)
  3. Quelles sont les informations à donner à tout le monde ?

En fonction des verbes que tu as cochés en haut tu vas pouvoir passer au déroulé :

  • Introduction, présentation des acteurs, accueil et jeu de présentation
  • Contexte de la réunion et partage des informations nécessaires

Séquence qui dépend de votre objectif

  • Clôture, remerciements, prochains petits pas pour chacun, moyen de rester en contact, fixer la prochaine date
  • Célébrer et remercier ! Avec tous ceux qui ont permis que cette réunion soit une réussite 🍷

Voici donc quelques astuces qui peuvent paraître toutes bêtes mais qui sont on ne peut plus importantes avant de se lancer !

Ninon pour Tous Elus 🌱

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